L'open-space m'a-t-il vraiment tué ?

Aujourd’hui, tous les articles de presse se contredisent. Vous avez certainement entendu parler de l’étude réalisée par deux professeurs de Harvard sur l’open-space. Leurs conclusions sont alarmantes : en passant en open-space, les échanges en face-à-face baisseraient de 70 % au profit d’une prolifération d’interactions virtuelles^[1]. Pourtant, leurs résultats comme leurs méthodes demandent que l’on s’interroge. Décryptons ensemble cette étude.

Afin de mener à bien leur étude, les deux professeurs se sont immergés dans 2 entreprises américaines en pleine réorganisation de leurs espaces de travail. 52 salariés dans la première entreprise et 100 dans la seconde se sont prêtés au jeu. Un échantillon un peu léger pour faire des statistiques… De plus, on peut se demander si seules deux entreprises du Fortune 500^[2] sont vraiment représentatives de toutes les autres ! Ce panel est trop restreint, il est difficile de faire des résultats une généralité.

Pour recenser les interactions en face-à-face, les participants ont été munis de badges sociométriques qu’ils portaient sur la poitrine. Un signal infrarouge reliait les deux personnes en interaction. Tant que le signal ne s’interrompait pas, on considérait que les personnes étaient en train d’échanger. Ainsi, n'étaient comptabilisés que les échanges au cours desquels les badges se faisaient face.

Ce mode de comptage s'avère problématique. Les espaces ouverts donnent en effet la capacité aux salariés de communiquer entre eux sans quitter leur poste de travail. Il leur suffit de tourner la tête pour clarifier un point, poser une question, faire rebondir des idées et se socialiser. Si l’on se réfère aux méthodes de collecte de données dans cette étude, la collaboration côte-à-côte n'était donc pas comptabilisée puisque les capteurs ne se faisaient pas face ! Idem pour toutes les interactions informelles lancées "à la volée" depuis le poste de travail.

La première étude révèle qu’en open-space, les salariés envoient 56 % d’emails de plus qu’en bureaux fermés. Un résultat inquiétant mais trompeur. Durant les 3 semaines de mesures post-déménagement,  66 emails de plus ont été envoyés^[3] par l’ensemble des participants. L’étude étant menée sur 52 personnes, chacune a donc envoyé 1,3 email de plus sur 3 semaines.

La même mesure a été faite sur les messages instantanés. Et le résultat semble sans appel : 67% de messages instantanés de plus en open-space^[3] ! Plus précisément, 99 messages de plus ont été envoyés collectivement, soit 1,90 message instantané de plus par personne ! Si en 3 semaines de travail vous envoyez 2 Skypes de plus que le mois dernier, peut-on vraiment dire que vous interagissez davantage de façon virtuelle ? Il semblerait que les résultats aient été quelque peu extrapolés !

Enfin, les mesures des interactions post-déménagement ont été lancées seulement 2 mois après le passage en open-space. Peu de temps a été laissé aux salariés pour s’adapter, s’approprier les nouveaux espaces et changer leurs méthodes de travail. Notre expérience révèle qu’il faut à minima 6 mois pour s’adapter pleinement à un nouvel environnement de travail. D’autant plus que chaque changement majeur entraîne dans un premier temps une baisse de productivité liée à la perte de repères et au besoin d'en créer de nouveaux. Il faut retrouver ses marques, inventer de nouvelles routines. Ce type de transformations ne peut s'affranchir d'une période de retrait, voire d’opposition. L’acceptation prend du temps. Ces réactions s’assimilent aux étapes du deuil : d’abord, une phase de refus ; ensuite, une phase où l’attitude est constructive et tournée vers le futur.

La bascule entre les phases d’opposition est d’acception n’est pas innée et nécessite d’être accompagnée – ce que n’aborde pas du tout l’étude de Harvard. Il ne faut pas penser que le projet est terminé à la livraison des plateaux, quand les collaborateurs s’installent, c’est au contraire là qu’il commence !

Finalement, l’étude de Harvard ne démontre pas les effets – positifs ou négatifs - des espaces ouverts sur les interactions. De toute évidence, l’open-space n’a pas tué la collaboration. Notons qu’aujourd’hui l’open-space de première génération, celui qui hante encore les médias et les imaginaires, n’existe plus. Les bureaux se sont indéniablement ouverts, mais ils se sont étoffés d'une panoplie de nouveaux espaces aux fonctions et aux ambiances incroyablement variées ! Les bureaux actuels alternent les lieux ouverts et fermés, les espaces partagés et individuels. Les salariés peuvent choisir l’espace le plus adapté pour travailler en fonction de la tâche à effectuer : réunion, travail individuel, brainstorming, call… C'est donc l'ensemble de la palette qu'il convient désormais d'évaluer.

[1] Bernstein ES, Turban S. 2018 The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration. Phil. Trans. R. Soc. B 373: 20170239. http://dx.doi.org/10.1098/rstb.2017.0239

[2] Les 500 plus grosses entreprises américaines, classées en fonction de leur chiffre d’affaire

[3] Si l’on compare avant/après le déménagement : en bureaux fermés vs. en open-space