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Comment les entreprises s’adaptent-elles à la hausse des coûts d’aménagement des bureaux ?

Le retour des collaborateurs sur site nécessite d’investir dans des technologies performantes et des espaces modulables

10 octobre 2024

De nombreux salariés continuent de faire la sourde oreille aux incitations au retour au bureau de leur employeur. Du bruit au manque d’intimité, le confort des bureaux est encore loin d’égaler celui du domicile.

Les entreprises tentent de pallier ces insuffisances en proposant des espaces de travail optimisés. Mais, en général, elles se heurtent à un obstacle de taille : l’augmentation des coûts de construction, des matériaux durables et des installations : cabines d’appel insonorisées, équipements électriques…

Dans le monde entier, la pénurie de main-d’œuvre et les hausses de salaire accentuent le phénomène. Dans la zone EMEA, les coûts de main-d’œuvre ont bondi de plus de 12 % ces douze derniers mois et le coût moyen d’aménagement de près de 5,2 % en glissement annuel, d’après le dernier guide des coûts d’aménagement de JLL.

Dans la région Asie Pacifique, le coût des matériaux s’est stabilisé, mais les coûts élevés de l’énergie et les ruptures d’approvisionnement continuent de peser, tandis que sur le continent américain, l’évolution des stratégies d’aménagement de bureau et des exigences des occupants contribuent à l’inflation des coûts supportés par les locataires.

« Concilier travail hybride et présence sur site a un prix », déclare Dalal Largab, Directrice Project Management Utilisateurs, JLL France. « Cette orchestration exige de la souplesse, des espaces de collaboration et d'intimité, des salles multifonctionnelles et l'intégration de solutions technologiques – chacun de ces aménagements engageant une dépense d'investissement spécifique. De plus, il faut prendre en compte le coût de la modularité et de la variété des espaces, ainsi que celui de leur attractivité, avec un accent particulier sur le design de certains espaces clés, qui s'approche parfois des standards de l'hôtellerie. »

Les technologies se taillent la part du lion

Même si davantage de collaborateurs ont aujourd’hui regagné les bureaux de leur entreprise, ces derniers passent encore de très nombreux appels à leurs homologues travaillant depuis d’autres sites, alimentant la complexité du travail hybride. Les technologies capables de fluidifier la collaboration et de proposer des expériences de réunion immersives sont donc extrêmement prisées.

« Une part beaucoup plus importante du budget d’aménagement est consacrée à l’adoption de solutions technologiques optimisées − écrans haute définition de dimensions supérieures, systèmes audio plus sophistiqués et caméras de suivi −, afin de refléter au plus près les conditions réelles des réunions en présentiel », note Dalal Largab. « Il est important de souligner que ce coût s'accompagne également des dépenses d'intégration architecturale et technique de ces solutions, notamment sur le volet acoustique."

Dans le cadre de son étude mondiale sur les technologies (Global Technology Survey), JLL a constaté que plus des trois quarts des décideurs immobiliers investissent dans l’optimisation des technologies de bureau, tandis que d’après l’étude comparative mondiale réalisée par JLL en 2024 sur l’occupation des espaces de travail (2024 Global Occupancy Benchmarking report), 39 % d’entre eux déclarent avoir spécifiquement renforcé l’équipement technologique de leurs salles de conférence.

Mais la technologie à elle seule ne saurait optimiser la productivité. « Former vos collaborateurs à leur utilisation adéquate est impératif », insiste Lise Level, Directrice Workplace Strategy & change management, JLL France

« Nous sommes nombreux à rencontrer cette problématique. » D’après Cisco, sept collaborateurs sur dix admettent une maîtrise insuffisante des plateformes de vidéoconférence et des applications cloud utilisées pour le partage de documents, tandis que deux tiers des collaborateurs jugent leurs salles de réunion actuelles inadaptées.

Les capteurs de présence, ainsi que les capteurs de surveillance de différents autres paramètres liés au bien-être et à l’environnement − gestion de la luminosité, de la qualité de l’air, de la consommation d’énergie... −, constituent aujourd’hui des équipements incontournables.

Dans un contexte où 86 % des décideurs immobiliers ciblent la réduction des coûts, Lise Level met en avant l’amortissement rapide de l’investissement dans ce type de technologies. « [Celui-ci] contribue à réduire les coûts opérationnels globaux et fournit des données chiffrées tangibles servant à mesurer le ROI obtenu une fois l’aménagement réalisé. »

La flexibilité comme source de valorisation

Pour de nombreuses entreprises, concilier espaces de collaboration et espaces de travail individuel reste un équilibre délicat à trouver. D’après les récentes recherches menées par JLL, plus de la moitié du temps passé au travail est en effet consacré à la réalisation de tâches individuelles.

Dalal Largab souligne qu’aujourd’hui, l’aménagement prend davantage en compte la spécificité de chaque usage et les différents types d’occupation de l’espace – plutôt que d’intégrer uniquement des considérations esthétiques. « L’association de différents types d’éclairage, de mobilier, de végétaux et de finitions acoustiques, par exemple, influence directement le sentiment de confort et favorise la productivité et la qualité d’expérience. »

« Pour obtenir un retour sur investissement optimal, la capacité d’adaptation est stratégique », déclare-t-elle. « En plaçant l’expérience humaine au cœur de notre approche de la conception d’espaces, nous augmentons la flexibilité de nos solutions d’aménagement. »

Cette démarche plaçant l’utilisateur au centre a constitué le principe directeur du projet d’aménagement des bureaux de Diageo. Elle a permis de définir et de concevoir trois zones en fonction du degré d’animation et d’intimité requis pour différentes tâches.

Pour Lise Level, le mobilier modulaire et mobile, les cloisons et les cabines permettent de modifier l’espace de travail du jour au lendemain, voire le matin pour l’après-midi même. Ces solutions sont également intéressantes du point de vue de la maîtrise des coûts, car elles permettent d’optimiser l’espace lorsque la surface de bureau est exiguë. Le mobilier upcyclé et revalorisé figure souvent parmi les options privilégiées en raison de son rapport qualité-prix et de sa dimension écoresponsable.

Cette transition de la course aux mètres carrés à la valorisation et à la diversification de leurs usages soulève différentes questions. « Plutôt que de nous interroger sur le nombre de bureaux à intégrer dans une surface donnée, nous cherchons à définir combien d’expériences différentes proposer au sein de ce même espace », déclare-t-elle.

Par exemple, les bureaux de l’entreprise TravelPerk abritent un espace baptisé Arrivals Lounge, inspiré des salles d’attente confortables des aéroports, conçu pour favoriser les échanges informels et la collaboration, tandis qu’une vaste zone de restauration offre un espace de convivialité facile à moduler en fonction des usages.

Pour capitaliser sur la valeur de l’investissement initial, Dalal Largab conseille de faire preuve de souplesse dans sa démarche, d’écouter les collaborateurs et de procéder par ajustements graduels.

Lise Level insiste : « Veiller à la satisfaction permanente des besoins de l’entreprise et de ses salariés est primordial. En plaçant l’humain au cœur de votre stratégie, vous êtes assuré atteindre vos objectifs. »

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