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Flex digital :
articuler le meilleur
des deux mondes

Repenser l’espace de travail en Flex Office suppose évidemment de s’appuyer sur le potentiel des outils
digitaux : comment le lieu de travail s’inspire-t-il
des codes du digital pour se refaçonner ?

21 novembre, 2018

L’enjeu actuel est celui du Building Operating Systems. Le bâtiment embarque depuis des années des dispositifs de capteurs et d’actionneurs, liés à sa nécessaire optimisation énergétique. Mais le confort d’utilisation n’y gagnait pas nécessairement tant qu’il restait passif vis-à-vis de ses utilisateurs. Dans le Smart Building, il s’agit de se saisir de cette opportunité offerte par l’infrastructure technologique et de développer une vision “active” du bâtiment. La convergence des deux approches, environnementale et servicielle, est la Smart Experience ! Et celle-ci ne vise qu’un objectif : la fluidité de l’expérience, ou la disparition des contraintes habituelles liées à l’espace.

Le Flex Office n’est donc pas un bureau bourré de technologie-gadget, une ode dysfonctionnelle à la modernité qui nous transformerait, utilisateurs déboussolés, en Monsieur Hulot dans le Playtime de Jacques Tati. Inventer le bureau de demain ne se fera plus sans considération pour ceux qui l’utilisent, à plusieurs titres. « D’abord, c’est l’efficacité et l’adhésion au projet qui sont en jeu, mais le respect des personnes et la recherche de leur assentiment s’imposent également. Il faut désormais être pour et par l’utilisateur. », explique Julien Daclin, Directeur Performance Digitale et Environnementale de JLL.

 

« D’abord, c’est l’efficacité et l’adhésion au projet qui sont en jeu, mais le respect des personnes et la recherche de leur assentiment s’imposent également. Il faut désormais être pour et par l’utilisateur ».

Julien Daclin Directeur Performance Digitale et Environnementale, JLL

L’UX du Flex

Ce recentrage  du projet immobilier autour de l’utilisateur, de ses attentes et de ses parcours ressemble fort aux travaux de l’expérience utilisateur (User eXperience), devenue au fil de la nouvelle ère digitale aussi importante que des disciplines comme l’architecture ou le design.

Le lieu de travail, comme les systèmes d’exploitation de nos téléphones, tend à devenir un ensemble d’interfaces de données et de plateformes d’applications. Sur le lieu de travail, vous pouvez à la fois vous connecter à vos outils de travail, et activer un ensemble de services comme une conciergerie, une salle de sport, un service de taxis, etc… L’enjeu pour le smart building est donc de se proposer comme un système d’exploitation à taille 1:1, dans lequel l’utilisateur va pouvoir évoluer et retirer des bénéfices : gain de temps, simplification des tâches, attachement au lieu de travail et meilleure sociabilité. Car il n’oublie pas de redonner de la valeur au collectif, redoublant la logique très sociale de notre vie digitale.

 

Interdépendance

Prenons des points habituellement “irritants” du Flex Office, à savoir les questions trop souvent sans réponse “Vais-je trouver un poste de travail disponible ?” et “où sont les gens ?”. La réponse peut être une application qui informera l’utilisateur du nombre de places disponibles et de la présence éventuelle de collègues, parties prenantes d’un sujet ou d’un dossier, et leur localisation dans l’espace.

La dimension digitale révèle son utilité dans la définition du projet Flex : le bureau doit être un lieu ressource au service des missions des collaborateurs et non plus lié au temps de présence obligatoire dans l’entreprise, notion qui d’ailleurs se dissout dès lors que le contingent de l’entreprise est constitué de cadres non soumis aux mêmes obligations de présence. Cette nouvelle exigence s’appuie sur un ensemble de capteurs (badges portés par les employés, …) et sur un dispositif de consolidation des données en temps réel, abrité par le bâtiment. Elle suppose également une approche différente de la géolocalisation des personnes grâce à leurs téléphones portables, et une acceptation des règles du jeu, ou de l’impression de contrôle que ces nouveaux outils peuvent véhiculer.

 

Adhésion et Onboarding : le flex digital s’installe durablement

Si l’étude de JLL “Le Flex Office, sans bureaux fixes désespérés ou collaborateurs libérés ?” évoque des taux d’adhésion impressionnants après mise en place du Flex -avoisinant les 90%, elle rappelle également que la méfiance est le premier réflexe. La co-construction du projet Flex est une donnée fondamentale. Ni dogme ni recette, le Flex est bien plus un cadre de propositions que l’entreprise va soumettre à ses employés pour qu’ils s’en emparent. “Ce cadre va se traduire dans l’espace et dans les usages, et l’on pourra y adjoindre, idéalement, une brique digitale”, précise Julien Daclin.

Ainsi, la grande majorité des projets Flex comportent un volet digital important. Rappelons que les collaborateurs, pour vivre pleinement l’expérience, doivent apprendre les outils de cette nouvelle donne digitale. Il y a donc un grand soin apporté à l’onboarding, c’est à dire à l’accompagnement vers la technologie de populations qui ne sont pas des digital natives. “Elles comprennent ainsi en quoi les outils digitaux sont indispensables au bon usage du lieu, et forment avec lui une expérience complète. Sans compter que les utilisateurs sont invités à faire un retour d’expérience, et à évaluer l’UX du lieu.”

Signe d’une bonne pénétration du flex digital dans les mentalités, la position des IRP, d’abord plutôt réticents, s’assouplit grâce aux garanties données par les entreprises : anonymisation des données et possibilité pour les employés de “couper” leurs balises de positionnement cadrent avec les exigences de respect de l’individu. “Ce sera à l’entreprise utilisatrice et aux collaborateurs de placer le curseur sur l’échelle de la pénétration du digital dans leurs activités.” Et l’offre est vaste : cela peut aller de l’anodin pouvoir de contrôle des lumières et de la ventilation des espaces, jusqu’à la détection des signes de fatigue ou des émotions par analyse d’image des mouvements corporels, dispositifs déjà à l’œuvre dans nombre de domaines, comme dans la sécurité routière ou le marketing comportemental.