Lieux de travail hybrides : tester avant de déployer

Quels types d'environnements de travail pourraient vraiment répondre aux attentes des salariés pour faciliter leur transition hybride ? Pour le savoir, les entreprises se lancent dans des projets pilotes pour tester de nouveaux concepts avant un potentiel déploiement sur l'ensemble de leur portefeuille immobilier.

Leur objectif est de déterminer ce qui fonctionne ou non en matière de travail hybride, à petite échelle, avant d’investir plus largement.

"Les entreprises les plus précurseurs développent différentes options pour créer des lieux de travail hybrides", explique Rémi Calvayrac, Head of Workplace and Design chez JLL. "Les grands groupes souhaitent expérimenter et affiner leur approche au travers de différentes options d'environnements de travail hybrides avant de déterminer comment ils déploieront l'organisation la plus efficace pour leurs salariés sur le long terme."

Aux États-Unis, une des divisions de Pan Macmillan (une maison d’édition) a par exemple annoncé le lancement de son pilote intitulé « Modèle de travail hybride et flexible ». Les salariés éligibles au télétravail choisissent à quelle fréquence ils viennent travailler au bureau et bénéficient de places réservées à partir de trois jours par semaine sur site. Ils peuvent également opter pour le télétravail à plein temps. Une grande firme technologique se prépare quant à elle au lancement de son programme « Retail Flex » en ouvrant un pilote de télétravail à un groupe de salariés qui travaillent habituellement sur site dans leurs magasins. Ces salariés pourront alterner entre travail au magasin ou télétravail depuis leur domicile, selon un calendrier précis. Les semaines de travail à distance seront consacrées aux ventes en ligne, au service client et au support technique.

Avancer pas à pas

Selon Flore Pradère, Directrice Recherche et Prospective chez JLL, "les entreprises sortent enfin de l'attentisme pour tester à petite échelle et appréhender ce qui fonctionne ou non, dans un contexte où le travail hybride fait émerger de nouveaux besoins en matière de technologies et requiert généralement une remise à plat de l'organisation spatiale et managériale." 

Et Rémi Calvayrac ajoute : "Nous avons constaté que les équipes de direction sont parfois peu enclines à investir dans des lieux dédiés aux réunions hybrides. Pourtant, les retours de nos clients les plus avancés sur le travail hybride sont sans appel et révèlent que la collaboration entre personnes sur site et à distance est bien plus poussée lorsque l’entreprise se dote d’outils et d’environnements de travail adaptés."

Il n'est pas question de réussite ou d'échec dans ces projets pilotes, puisqu'il s'agit de mesurer, d'apprendre, et de tirer des leçons pour façonner les concepts les plus prometteurs.

"Ce ne sera pas une mince affaire", continue Flore Pradère. "Les projets pilotes ne seront pas tous couronnés de succès, mais les échecs sont tout aussi formateurs que les réussites. Et la transition vers le travail hybride sera bien plus simple pour les entreprises ayant développé une culture du Test & Learn."

Pour réussir la transformation hybride et répondre aux nouveau usages, il est indispensable de définir une stratégie d’environnement de travail multidimensionnelle et évolutive, d’accompagner l’ensemble des parties prenantes dans le changement et de s’appuyer sur les leviers essentiels que sont le design et les technologies. 

En premier lieu, cette approche requiert d’identifier les besoins et les envies des salariés. Ensuite, des enquêtes d'opinion mensuelles ou bimensuelles permettront de prendre le pouls des collaborateurs et de s'assurer de l'adéquation entre leurs besoins et les solutions proposées. Ce travail d’itération est indispensable pour bâtir une solution pertinente et pérenne.

"Les enquêtes auprès des salariés sont essentielles pour identifier les comportements et les personas qui définiront l'expérience des collaborateurs dans ces programmes de transformation », déclare Rémi Calvayrac.

Un "persona" désigne un profil ou un comportement particulier représentatif d'un groupe de salariés. Il peut se fonder sur l’appétit pour le télétravail, le rapport à l’employeur ou à la flexibilité.

Après avoir identifié ces profils, les entreprises seront en mesure de cartographier les parcours de salariés, de prédire leurs comportements dans différents environnements de travail, et ainsi d'organiser leurs activités quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Cela leur permettra d'identifier les potentielles « lacunes » dans l’expérience de travail hybride qu’ils proposent à leurs collaborateurs, c'est-à-dire les espaces, technologies ou services à ajouter, à supprimer ou à ajuster avant de déployer leurs nouveaux environnements hybrides à grande échelle. 

Les entreprises détermineront par ce biais les nouveaux espaces ou services les plus prometteurs dans le déploiement du travail hybride. 

En voici quelques exemples :

• Des zones calmes sans téléphones ni discussions afin de favoriser la réflexion et la concentration ;
• Des salles de réunion hybrides pour faciliter les sessions de travail entre salariés sur site et à distance ;
• Des  zones de collaboration reconfigurables, pour des réunions d'équipe ponctuelles ;
• Des espaces de socialisation dans lesquels les salariés peuvent se rencontrer et bénéficier de services de qualité tels que tels que des espaces de restauration, des salles de sport ou de méditation, et de grands espaces de réunion pour les rassemblements d’entreprise et les événements.

Le succès des projets pilotes résidera en partie dans la diversité des espaces proposés. En parallèle, les entreprises devront donner aux salariés les moyens de s'équiper à la maison, les doter des bons outils technologiques et les former à la gestion des risques associés au télétravail, et aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité.

"La plupart des employeurs font face à un épuisement de leur force de travail et à un désengagement d’une part grandissante de leurs collaborateurs, de l’ordre de 30% », conclut Flore Pradère. « Ces projets de lieux de travail hybride sont une formidable opportunité d’expérimenter de nouveaux modes d’organisation, plus respectueux du bien-être et résolument tournés vers le futur. » Ils sont indéniablement l’occasion de remobiliser les troupes et d’attirer de nouveaux talents à la recherche d’une expérience de travail en phase avec leurs nouvelles aspirations.