La vérité sur le flex-office !

Concept décoiffant, le flex-office fait face à une vague de critiques de la part de l'opinion publique qui lui apporte peu de crédibilité et appréhende l'invasion des « Sans Bureaux Fixe ». Au mieux, le flex est associé aux dernières lubies des dirigeants, et au pire à de la cosmétique sur un plan d'économie. Pourtant, 1 entreprise sur 2 ne réalise pas d'économie de mètres carrés dans le cadre d'un projet flex.

Dans sa nouvelle étude, JLL décrypte cette tendance et brise les préjugés en s'immergeant dans 14 entreprises pionnières, soit l'équivalent de 32 000 salariés et de 417 000 m² de bureaux agiles. Parmi elles, AXA, PWC, BNP, L'OREAL, RENAULT, ENGIE - preuve que ce nouveau modèle n'est en rien un ovni organisationnel qui serait réservé aux start-ups ou aux leaders de la tech.

La logique économique ne triomphe pas sur l'humain !

3 fois plus d'espaces collaboratifs en moyenne : alcôves, espaces projet, espaces détente, workafés, bibliothèques, agoras, espaces de brainstorming, etc.! Le déploiement du flex passe systématiquement par une réduction des bureaux individuels, mais cela se fait au profit des espaces collectifs. « Ces nouveaux lieux élargissent le champ des possibles, ils constituent un véritable tremplin pour travailler autrement. Dans ce type de projet, 1/3 du temps de travail se déroule dans les espaces informels¹ » explique Flore Pradère, Responsable de la Recherche Entreprises chez JLL et auteure de l'étude. Ce ne sont plus seulement des espaces de réunions classiques, mais des lieux plus agiles, flexibles et informels qui hybrident les usages.

64% des pratiquants du flex repensent leurs modes de travail². Le quotidien se fluidifie, les salariés se libèrent en choisissant leurs temps et leurs espaces de travail. Convertis au digital, ils deviennent plus nomades et développent des échanges spontanés. Ce déploiement des synergies rime avec performance :

75% se sentent plus libres dans leur façon de travailler¹
70% des salariés en flex estiment être plus productifs²
56% estiment que la collaboration avec leur équipe s'est améliorée¹

Loin d'être un moule universel, le flex reste à l'écoute des salariés

77% des entreprises interrogées ont misé sur un pilote pour permettre le test-and-learn et embarquer les salariés autour de leurs futurs bureaux. Cette étape est essentielle : dans chaque entreprise, l'annonce du passage en flex-office passe par un mouvement d'opposition inévitable. Sans rejeter le concept en lui-même, les salariés considèrent que le flex ne peut s'adapter à leurs contraintes métiers ou à leur statut. Ils s'arcboutent sur la réduction de leurs espaces individuels. « Face à la montée du flex, le bureau traditionnel est fantasmé en tant que paradis perdu », explique Flore Pradère.

C'est l'expérimentation qui convainc. Dans l'une des entreprises sondées, seuls 28% des « non pratiquants » du flex en ont un a priori positif. Tandis que du côté des « pratiquants », 84% se déclarent satisfaits de leur nouvel environnement de travail¹. « Les discours ne valent pas l'expérience, c'est cette dernière qui fait basculer les inquiétudes vers l'adhésion » détaille Flore Pradère.

Le flex, l'effet papillon

Si seuls 3% des salariés français sont en flex-office aujourd'hui, 28% travaillent déjà régulièrement de façon flexible- en aménageant leurs horaires et en étant plus nomades. Le flex s'inscrit dans une tendance beaucoup plus profonde de révolution des modes de travail, vers un management plus horizontal qui accorde sa confiance et permet de libérer sa créativité. Les salariés demandent à pouvoir concilier leurs temps de vie, aspirent à plus de souplesse et de liberté. De nouvelles réponses organisationnelles sont donc à inventer.

Alors, tenté(e) par l'aventure du flex ? L'étude revient sur les 11 commandements à ne pas négliger. On y apprend que tout est une question de curseurs et d'équilibre entre l'individu et le collectif.

Etude Flex-office : « Sans Bureaux Fixe » désespérés ou collaborateurs libérés ?

Approche méthodologique

18 interviews de porteurs de projet
9 interviews de contributeurs transverses – RH, Transformation, Communication, Dialogue social, Conseil interne…
1 atelier « perceptions amont », à quelques semaines de l'emménagement
12 ateliers « vécu et bilan du flex-office » : 2 groupes de managers et 10 groupes de collaborateurs
3 sondages en ligne auprès de 1300 salariés au total
9 visites de sites inspirants

A propos de JLL

JLL (NYSE: JLL) est un des leaders du conseil en immobilier d'entreprise. Avec près de 300 bureaux dans le monde dans plus de 80 pays, la société apporte à ses clients un conseil ad hoc et son expertise en investissement au niveau local, régional et mondial, qu'ils soient entreprises ou investisseurs. Avec un chiffre d'affaires de 7,9 milliards de dollars et plus de 82 000 collaborateurs, JLL est également leader en Property Management avec près de 423 millions de mètres carrés gérés dans le monde. LaSalle Investment Management, la branche gestion de fonds de la société, est l'une des plus importantes du monde avec près de 58,1 milliards de dollars d'actifs gérés.

¹Enquête en ligne conduite chez MMC auprès de 70 salariés passés en flex depuis 3 mois

²Enquête en ligne conduite chez un leader de la grande consommation, auprès de 1079 répondants, 1/3 en flex, 2/3 en open-space avec places attribuées