A quoi ressemblera la vie dans les bureaux après le Covid 19 ?

La crise du Covid-19 a constitué un choc d’une violence inouïe qui a plongé nos sociétés et le monde du travail dans de nouvelles réalités : des économies à l’arrêt, des déplacements réduits au strict minimum, une défiance envers l’autre et une détresse psychologique aigue. Pour preuve, une étude* réalisée par JLL sur l’impact du Covid-19 a mis en exergue 5 enjeux majeurs pour les entreprises :

• Trouver un nouvel équilibre entre télétravail et travail sur site.
• Accélérer le déploiement des équipements technologiques et leur adoption.
• Positionner la santé au cœur des organisations comme une priorité essentielle.
• Réduire l’empreinte immobilière au regard des changements profonds induits par cette crise.
• Accroître la flexibilité du parc immobilier pour s’adapter rapidement.

En qualité de conseil immobilier, JLL accompagne ses clients depuis des années dans l’aménagement de leurs espaces de travail et sur la meilleure organisation à adopter en fonction de leur stratégie d’entreprise. Il présente aujourd’hui les étapes clés et les pratiques que les entreprises doivent prendre en compte pour réussir le retour au bureau et mettre en place une organisation adaptée aux nouveaux enjeux des bureaux.

L'enjeu à court terme : le retour au bureau 

Actuellement en cours de déploiement, la phase de retour au bureau qui s’étalera jusqu’à la fin 2020 dans certaines entreprises, doit se faire en 3 temps bien distincts pour être efficiente.

Dans un premier temps, l’entreprise doit procéder à la « réactivation de l’espace ». Cette étape consiste à déterminer quand et comment les salariés commenceront à retourner au bureau :

• Accompagner et monitorer le travail à distance. 
  
• Planifier la réintégration des locaux : définir quels sont les collaborateurs qui doivent réintégrer les locaux en priorité, à quel rythme et avec quel système de rotation.  
  
• Rassurer les salariés en créant des programmes de sensibilisation pour préparer le retour, mais aussi en mettant en avant les contrôles réglementaires et sanitaires effectués.
  

Dans un second temps, l’entreprise doit donc faire un “back-to-basics!” pour expliquer à ses salariés de quelles manières elle répondra à leurs enjeux de santé et de sécurité . Ainsi, lors de cette étape, elle doit :

• Réaménager les espaces pour respecter les consignes de distanciation physique et dédensifier les espaces de travail.  
  
• Repenser la technique lourde du bâtiment pour améliorer la qualité de l’air et la ventilation, et réduire ainsi les risques de propagation du virus.
• Gérer les flux et les rencontres, autrement dit repenser les déplacements au sein des bureau.

Une fois les espaces réaménagés et les nouveaux flux de circulation établis, l’entreprise doit, dans un troisième temps, repenser les modes opératoires et les règles de vie au regard des nouvelles normes :

• Renforcer les protocoles de nettoyage.
• Créer de nouveaux protocoles relationnels en réinventant, par exemple, les façons de se rencontrer et de se saluer. Il s’agit également de repenser les rythmes de la journée, d’étendre les plages d’ouverture des bureaux…  
  
• Répondre aux exigences gouvernementales, et  notamment de respecter les 4m² par salarié.
• Actualiser les plans de prévention des risques en intégrant la dimension de crise sanitaire.

Un impératif à long terme : repenser le rôle des bureaux

Une fois le déconfinement géré à court terme, l’enjeu pour les décideurs immobiliers sera de réfléchir à leurs bureaux et à leurs usages post-pandémie, et plus particulièrement de faire le tri parmi les impacts du Covid-19 pour comprendre ceux qui infléchiront, ou au contraire conforteront, les grandes tendances conduisant vers de nouvelles normes.

Attentif aux lames de fonds qui façonnent le secteur de l’immobilier tertiaire depuis une décennie, JLL a identifié 7 grandes mutations amplifiées par la pandémie.

1. La normalisation du télétravail.

Le travail confiné a révélé que le télétravail à grande échelle pouvait fonctionner. Plusieurs entreprises ont déjà érigé le télétravail en nouvelle norme mais il devra s’articuler avec le travail dans les bureaux physiques, valorisant de nouvelles complémentarités. 

De plus, l’avènement du télétravail de masse laisse entrevoir des potentiels d’économies de mètres carrés inespérés. 

2. L’empowerment technologique, nouveau graal de performance

Messageries instantanées, dossiers partagés dans le cloud, outils de visioconférences, solutions de design-thinking ont permis aux télétravailleurs de passer outre la distanciation physique imposée, en conservant des échanges de qualité. Demain plus que jamais, il va falloir accélérer l’empowerment digital des collaborateurs, avec des formations et un accompagnement managérial appuyés. 

3. Vers des immeubles “Hub & Club”

Héberger le travail individuel au bureau deviendra un non-sens. Il faudra voir le bureau comme le camp de base, un “hub & club” où l’on viendra se rencontrer, échanger, se nourrir... Le COVID-19 a en effet révélé les limites du télétravail à 100%, son insuffisance à stimuler l'innovation ou à impulser une véritable convivialité, leviers incontournables de performance. Lorsque les salariés retrouveront leur bureau physique, ce sera pour accéder à de nouvelles fonctionnalités comme un espace amiral pour recevoir les clients ou encore un environnement propice à la créativité et à l’innovation.

4. Le flex-office, modèle d’avenir !

Si certains ont été tentés de remettre en question l’économie du partage et les espaces ouverts, brandissant les nouvelles injonctions liées aux gestes barrières, la conviction de JLL est que ce nouveau bureau hub ne pourra pas fonctionner avec des cloisons.

En outre, aux enjeux de socialisation et d’innovation va s’ajouter un impératif d’économies pour sortir de la crise : des solutions devront être trouvées en matière de densification et d’optimisation des ressources, pour renouer avec une croissance durable. La crise va donc accélérer la tendance open-spaces et flex-office.

5. L’avènement du Healthy Workplace

Alors qu’avant la crise on parlait davantage de bien-être, voire de bonheur au travail, l’expérience de la pandémie imposera un retour à ce besoin primaire. Elle devra être à la fois physique et mentale, afin de permettre à l’entreprise de se prémunir contre des risques infectieux futurs, tout en s’armant face aux cas de détresse psychologique apparus pendant le confinement.

Cet impératif de santé passera aussi par une réflexion de fond sur la conception des espaces, la labellisation des immeubles (WELL, etc.) et la montée en puissance de nouveaux baromètres sociaux, à la croisée de l’immobilier et la RH, qui permettront de monitorer le travail à distance et de détecter les risques psychosociaux associés à la sur-connexion ou à l’isolement.

6. La flexibilité du portefeuille : une question de survie

Les directions immobilières devront se mettre en ordre de bataille pour le cas où des crises comme celle-ci venaient à se répéter. En mettant en place des modes opératoires garantissant la continuité des activités, tout en assurant un niveau élevé de préparation. Face à un futur incertain, les champions sauront ajuster leur voilure immobilière et leurs coûts à la demande, prenant appui sur une empreinte plus flexible. 

7. De nouveaux arbitrages urbains

Le schéma directeur immobilier devra être refondu : un nouveau mix sera à définir entre bureaux, domicile, coworking, satellites de l’entreprise, antennes régionales, etc. Il faudra tenir compte d’un cahier des charges renouvelé : le boom du local et des mobilités douces, des lieux de travail proches des bassins de vie et des espaces professionnels disposant de toute l’infrastructure requise en matière d’équipement et de connectivité.

D’autres formats urbains pourraient également émerger, comme les immeubles à usages mixtes. Ces espaces mutualisés au cœur du domicile ou du quartier pourraient constituer un modèle d’avenir dans le monde post-pandémie : en proposant un format urbain innovant, permettant de relocaliser le travail au plus près des lieux de vie, de créer des communautés d’appartenance ancrées dans leur territoire, et de réduire la transhumance quotidienne jusqu’aux quartiers d’affaires.

La crise du COVID-19 a mis en lumière l’importance de la capacité d’adaptation : des ateliers de confection de luxe se sont mués en fournisseurs de masques, des trains en hôpitaux, l’industrie cosmétique en fabriquant de solutions hydroalcooliques... Face à un avenir incertain, le design et l’architecture des immeubles devront être pensés en “pivots”, capables de changer d’usages tout au long de la vie de l’immeuble. 

*Source :  Enquête JLL “Quels bureaux Post COVID” conduite mi-avril 2020 auprès de plus de 400 acteurs du marché de l’immobilier (155 investisseurs et 254 entreprises)