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Paris

Conduite du changement : quand l’environnement de travail devient un outil


Paris, le 15 novembre 2013 - Améliorer la transversalité, manager autrement, réduire les risques psycho-sociaux, développer des compétences, attirer les talents…. Nombreuses sont les problématiques pour lesquelles l’immobilier peut se révéler un véritable levier RH. Jones Lang LaSalle décrypte tendances et pratiques d’entreprises à travers son étude

« L’immobilier, reflet et levier du changement ». Dirigée par Flore
Pradère-Saulnier, Responsable de la Recherche Entreprises, cette dernière souligne à quel point stratégie immobilière et ressources humaines sont intimement liées.

L’immobilier comme levier du changement
Mondialisation, exigences croissantes, développement des nouvelles technologies sont autant de facteurs accélérant les transformations organisationnelles au sein des entreprises. « Le quotidien des
entreprises est fait de changement, d’agilité, de gestion des imprévus, de remise en question continue. » explique Flore Pradère-Saulnier, « Or, nous observons que les changements les plus ambitieux se traduisent fréquemment par une transformation immobilière : déménagement, regroupement sur site unique, refonte de l’aménagement… Les entreprises que nous avons interrogées (1) au cours de notre étude ont révélé que, chaque année, entre 25 % et 40 % de leurs effectifs étaient déplacés ».

L’immobilier participe à la qualité de vie au travail et conditionne de ce fait la performance. Le projet immobilier est un moyen de montrer que l’entreprise change. Il marque les esprits, tout en ayant la capacité de modifier en profondeur l’organisation de l’entreprise. L’espace peut ainsi incarner le
changement et le susciter.

Ce levier a été utilisé par le laboratoire pharmaceutique Roche, lorsqu’il a fait le choix de l’open-space pour inciter ses collaborateurs à mieux travailler ensemble. Les bureaux ouverts étaient à la fois le symbole de la transversalité voulue par la direction et un facilitateur de l’évolution des comportements
vers plus de proximité managériale, plus de communication et de partage.
« Nous concevions l’immobilier, et en particulier l’implantation de nos bureaux, comme un outil visant à faciliter le dialogue. (…) Il est indéniable que notre passage à un environnement ouvert a grandement facilité le changement attendu en matière de comportements. Nous avons gagné en proximité managériale et en transversalité. » explique Martine Draullette, Directeur Administratif et Financier du Laboratoire Roche.

« Dans l’animation de projet, on ne fait jamais les choses ‘contre’ les gens. Passer en force peut donner le sentiment d’un ‘quick win’ mais a de grandes chances de ne pas fonctionner sur le long terme. » confirme Marie-Cécile Lebard, Directrice de la Responsabilité Sociétale d’Allianz.

Allianz a récemment fait le choix d’une nouvelle charte d’aménagement pour accompagner un changement de positionnement et pour marquer sa transformation d’une compagnie d’assurance en une entreprise de services. Le projet immobilier du groupe devait faciliter cette évolution de l’image externe de l’entreprise. Il devait faciliter la mue interne et l’évolution des modes de pensées. Il s’agissait en effet, par l’immobilier, d’inciter les collaborateurs à réfléchir et à travailler autrement, à quitter une logique métier pour s’inscrire dans une logique d’ouverture et de pluridisciplinarité.

Toutefois, transformer les bureaux pour changer l’entreprise est une opération délicate, qui requiert un effort d’accompagnement à destination des collaborateurs


Pas de projet immobilier sans accompagnement du changement
Si l’immobilier constitue un formidable levier de transformation organisationnelle, l’espace seul ne peut rien. « Il ne suffit pas de placer deux collaborateurs côte à côte dans un open space pour qu’ils se parlent », confirme Olivier Cros, Directeur du pôle Workplace Strategy de Jones Lang LaSalle.

« Après avoir installé les équipes dans de nouveaux locaux ou dans une nouvelle configuration de bureaux, il est nécessaire de mettre en place une sorte de cellule SAV pour accompagner les nouveaux usages, adapter les nouveaux modes de travail et de management. » explique Olivier Cros. La grande majorité des entreprises en est consciente mais ces dernières sont souvent happées par des questions de délais et de logistiques d’installation. Les équipes d’encadrement se sentent souvent débordées dans cette phase d’adaptation.

Il existe plusieurs niveaux d’accompagnement d’un projet immobilier :

« Emménager dans de nouveaux bureaux, c’est comme changer d’appartement : on a besoin de s’approprier les lieux, de les personnaliser, pour pouvoir se sentir vraiment chez soi. Un déménagement, c’est donc autant d’accompagnement avant qu’après ! Et cela, il faut le prévoir et y être préparé » témoigne Stéphanie de Haldat, Directeur de la Communication Interne, Roche.

-  Le premier niveau : l’information
Il s’agit d’une obligation légale, pratiquée par l’ensemble des entreprises.
 
- Le second niveau : la communication
En général, les entreprises ne communiquent pas assez en amont du projet.

- Le troisième niveau : la participation

Ce stade d’accompagnement dépend vraiment de la culture de l’entreprise et de la façon dont le projet est porté par le management. Très peu de sociétés y ont recours, car elles appréhendent la méthodologie de consultation à mettre en oeuvre, craignent une perte de contrôle sur le process ou tout simplement ont peur de ne pas pouvoir répondre à toutes les attentes exprimées.

Les entreprises font souvent face une certaine résistance au changement, notamment lorsque le poste de travail individuel est concerné. Il s’agit donc de mieux cerner le rôle du territoire personnel pour définir les actions à mettre en place auprès des salariés. On pourra ainsi mieux accompagner l’individu dans l’adoption de nouveaux modes de travail, et de nouveaux espaces plus collectifs.

(1)-Pour la réalisation de cette étude, Jones Lang LaSalle a consulté une trentaine d’entreprises représentant près de 10.000 collaborateurs​