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Les bureaux, incubateurs de travail collaboratif

​Comment l’environnement de travail favorise les dynamiques collaboratives, au service de la performance organisationnelle.


UN SUJET CLE DANS L’AGENDA DES DIRIGEANTS

Les dirigeants des plus grandes entreprises voient dans l’amélioration du travail collaboratif une source
d’avantage concurrentiel. Aussi, si ce levier se cantonne encore fréquemment à des discours théoriques, sans répercussions sur les modes de fonctionnement organisationnels, de plus en plus d’entreprises tentent aujourd’hui d’introduire une dimension collective dans leurs modes de travail et de management.

DEFINITIONS & PERIMETRE : LE MODE COLLABORATIF, QU’EST-CE QUE C’EST ?
Du latin collaborare (« travailler ensemble »), la collaboration désigne le processus par lequel des entités travaillent ensemble pour atteindre un but commun. Il y a une idée de dépendance dans le fonctionnement collaboratif, qui le distingue de la simple interaction : ce qui est produit en commun ne pourrait être produit par une seule partie uniquement.
Les chercheurs établissent une distinction fondamentale entre le « travail collaboratif » et le « travail coopératif », qui sont fréquemment confondus.

FREINS
En transformant la façon de créer de la valeur, le travail collaboratif modifie profondément le rôle et les modes relationnels de chacun, entraînant des pertes de repères et d’identité De nouvelles difficulté apparaissent, liés àla taille des équipes, à leur dispersion géographique et au manque de proximité ou de terrain de jeu commun.

FACTEURS CLES DE SUCCES
Comment favoriser la mise en place d’un fonctionnement collaboratif ? Avant les solutions immobilières et technologiques, la première question reste celle des comportements nécessaires à l’établissement de communautés et de pratiques collaboratives. En bref, pour collaborer, il faut vouloir, pouvoir et savoir collaborer.

LE POUVOIR DE L’ESPACE…ASSOCIE AU MANAGEMENT
Le lien entre gestion du savoir et espace physique est fréquemment sous-estimé dans les entreprises. Pourtant, l’espace –son design et la façn dont il est utilisé–a une grande influence sur les pratiques collaboratives et sur la performance organisationnelle.

La proximité spatiale : un formidable levrier d'interaction sociale
L’environnement de travail peut êre un puissant outil pour favoriser les interactions et la socialisation. En effet, si les mécanismes de collaboration ne peuvent se réduire à ces deux éléments, il est évident qu’interactions et socialisation constituent d’efficaces leviers de proximitéet de confiance.

La théorie de l’ « énaction » ou comment l’espace façonne les usages
L’architecture intérieure d’un immeuble ne se cantonne pas à des questions de proximité spatiale. Plus généralement, elle entretient des relations étroites avec les dynamiques d’interaction : par le biais de ses espaces, leur disposition dans le bâtiment, ses couloirs, ses salles de réunions, ses ouvertures, ses murs, ses matériaux (et leur transparence), ses connections entre les différents étages et plateaux, la quantité et de l’efficacitéde ses ascenseurs, etc.

L’espace : un rôle sous-estimé en matière de partage de connaissances et d’innovation
La création et l’acquisition de connaissances sont des mécanismes complexes, ne pouvant se réduire à une affaire d’intériorisation mentale : elles sont avant tout ancrées dans l’interaction sociale, et sont ainsi très liées à l’environnement «palpable» dans lequel évoluent les individus.

COMMUNAUTES INSPIRANTES
Ateliers d’artistes d’hier, campus universitaires et espaces de coworking d’aujourd’hui constituent trois expériences de « lieux de travail - lieux de vie » partagés par des communautés inspirantes en matière de travail collaboratif. Des lieux souvent porteurs de nouvelles conceptions du travail, de la création, et des rapports humains...

Le campus universitaire
Quelles bonnes pratiques retenir en matière de travail collaboratif ?
• La force du modèle horizontal : un projet fédérateur, la capacité à créer des synergies, à innover, etc.
• L’importance de l’animation en dehors des moments de travail stricto sensu : une façon de tisser des liens et de bâtir des réseaux, qui facilitent le travail ensemble, aujourd’hui et demain ;
• Le soin apporté au cadre de travail : un cadre de travail - cadre de vie, qui « donne envie ».

Les ateliers d’artistes
Quelles bonnes pratiques retenir en matière de travail collaboratif ?
Principe n°1 : le rassemblement autour d'une idée
Les ateliers ne s’adressent pas à un profil type d’artistes, mais sont fédérés par une communauté de valeurs. De même queles académies cloisonnaient les artistes dans des écoles et des techniques, beaucoup d'entreprises sont aujourd'hui enferrées dans une logique de silos, peu propice à la création de passerelles, à l'intelligence collective et à la co-création. Revenir à une
communauté de valeurs est un moyen puissant d'introduire du liant social et du sentiment d'appartenance, indispensables à la capacité d’adaptation et d’apprentissage, au sens de l’initiative…
Principe n°2 : l’horizontalité, fondée sur un apprentissage de pair à pair
L’atelier se distingue de l’Académie car il est un lieu d’apprentissage de pair à pair, « sans jury ni récompenses ». Chacun est tour à tour élève et professeur. Cela signifie que toute personne qui émet un jugement, ne le fait pas depuis une position privilégiée et s’expose elle-même aux regards de ses pairs.
Principe n°3 : l’innovation ouverte et la rélexion collective
Seuls, les grands artistes du XIXème siècle n’auraient certainement pas produit ce qu’ils ont produit. Les ateliers ont servi de couveuses à leurs intuitions encore diffuses. Le fait de bénéficier de lieux, ouverts, soumis à des influences variées leur ayant permis de confronter, d'enrichir et de déployer de nouvelles règles était indispensable à la concrétisation de leurs idées. En outre, plutôt que d'être composés de spécialistes pointus dans un domaine particulier, les ateliers brassaient un réseau de gens de tous bords, aux compétences variées. Les modèles collaboratifs d'aujourd'hui ne gagneraient-ils pas à s'ouvrir, pour s'étendre à l'écosystème dans lequel évolue l'entreprise ?

Les espaces de coworking
Quelles bonnes pratiques retenir en matière de travail collaboratif ?
Les grands principes du coworking
• La durabilité : construire sur la durée, en mutualisant les ressources et en limitant les déplacements ;
• La communauté : un lieu d'identité, pour vivre et grandir selon ses attentes, ses valeurs et ses besoins ;
• La coopération : travailler ensemble, apprendre des autres et enseigner aux autres pour le bénéfice de tous ;
• L’ouverture : le partage d'expériences, d'idées et de valeurs pour progresser ensemble et s’enrichir mutuellement ;
• La liberté : à travers la possibilité de travailler quand on veut, où l’on veut, avec qui l’on veut.

TRADUCTION EN ENTREPRISE : LES BONNES PRATIQUES
Le travail collaboratif en entreprise est un phénomène complexe, reposant sur un équilibre délicat. Il requiert une compréhension approfondie des acteurs, de leurs rôles, de leurs modes d’interaction et de co-création. Aussi, si les outils technologiques consituent d’indéniables « facilitateurs », le fonctionnement en mode collaboratif requiert bien plus que de la technologie. Et l’espace, àcondition d’êre correctement manié peut en la matière apporter de précieuses réponses.

Les outils technologiques, puissants facilitateurs
Le travail collaboratif revêt aujourd’hui une dimension technologique forte. La démocratisation de l’usage des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC), dans nos foyers, puis dans nos entreprises (phénomène de « consumérisation »), a facilité l’émergence d’un nouveau rapport à la connaissance, à l’expertise, au travail. L’information et les ressources deviennent accessibles à tous - sur site, et de plus en plus à distance. Les collaborateurs peuvent contribuer, en
temps réel, aux mêmes documents. Les agendas partagés permettent à chacun de coordonner ses propres impératifs avec ceux des autres. Les réseaux sociaux et les messageries instantanées parent la collaboration de nouveaux modes d’interaction, à la fois plus informels et plus impliquants….
Portés par ce contexte favorable, les modes de travail deviennent plus collaboratifs. Selon les concepteurs de ces nouveaux outils hyperpuissants, le fonctionnement collaboratif peut se résumer à une organisation du travail en 3 temps : le partage des tâches, leur coordination et leur communication.

L’environnement de travail, un outil incontournable mais délicat à manier : entre proximité, intimité et
permissivité
Les chercheurs ont identifié trois conditions organisationnellesindispensables à un fonctionnement collaboratif porteur de performance et d’innovation : la proximité, l'intimité et la permissivité.
• La proximité se réfère à la capacité de l’entreprise à rapprocher les individus ;
• L'intimité permet à ces derniers de rester maîtres de leurs interactions avec les autres (capacité à s’isoler) ;
• La permissivité (de l’anglais « permission ») désigne la possibilité, voire l’incitation à interagir de façon informelle et spontanée.