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Témoignage Bouygues

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Témoignage entreprise

Le "flex office", réponse à la montée du travail collaboratif

Témoignage Bouygues | Etude | JLL

François Delatouche
, Directeur de l'Environnement de Travail

 

 

« Le " Flex Office " est né d’une double exigence : d’abord, la nécessité de faire des économies ; ensuite, le besoin de trouver une réponse efficace à l’accroissement du travail collaboratif, venu peu à peu remplacer le travail individuel. »

Favoriser le travail collaboratif, tout en gérant mieux l'espace

Face à ces deux exigences, un constat : un environnement de travail devenu obsolète, fondé sur un open space particulièrement dense, mais des postes de travail occupés 60% de la journée seulement. Il était donc indispensable de mieux gérer les surfaces disponibles, afin d’investir davantage dans les espaces collaboratifs : salles de réunion, boxes, espaces plus modulables et libres dans leur
utilisation.

La réduction de l’espace individuel est passée par la mise en place de bureaux partagés, rendue possible par l’exploitation des nouveaux outils technologiques. Objectif : atteindre un taux d’occupation de 90%. Toutefois, nous sommes restés attachés aux territoires d’équipes et le passage au « Flex Office » a été soigneusement accompagné. La conduite du changement a d’abord visé les managers, puis a été élargie à l’ensemble des collaborateurs. On a exposé le projet et répondu à toutes les questions. On s’est mis d’accord avec les chefs d’équipes sur des taux de mutualisation, ajustés en fonction des métiers et de l’utilisation effective des postes de travail (mesure conduite durant 2 semaines). On s’est ainsi accordés sur la nouvelle implantation et sur la création de nouveaux espaces collaboratifs d’équipe, en échange des économies de surfaces réalisées. A la clé, 3 nouveaux types d’espaces : les « cubes », espaces fermés de 6 à 8 postes de travail, permettant de travailler en silence comme dans une bibliothèque universitaire ; les « bulles », ouvertes et traitées acoustiquement pour permettre des réunions spontanées et de courte durée ; les « lounges » ou cafétérias, pouvant accueillir des réunions informelles, dans un environnement détendu et confortable.

Bilan ? Une expérience concluante, qui a permis d’économiser près de 20% des surfaces allouées aux
équipes pilotes, sans bouleverser leur façon de travailler. Côté collaborateurs, un enthousiasme qui reste modéré, les économies ténues n’ayant pas encore permis de créer le volume d’espaces collaboratifs nécessaire à une modification en profondeur des modes de travail. Le télétravail sera une prochaine étape, et pourra avantageusement accroitre la mutualisation des postes de travail, pour permettre la création de nouveaux lieux.

Et demain ?

Le partage de bureaux ira croissant. La notion de territoire d’équipe revêtira une importance primordiale, pour ancrer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Le télétravail, 1 à 2 jours par semaine, sera « négocié » en contrepartie de l’abandon du bureau attitré. Les télécentres, permettant une mutualisation des bureaux inter-entreprises ou à l’intérieur de l’entreprise, s’affirmeront comme des solutions alternatives au domicile, notamment dans les grandes villes où l’habitat reste réduit, en raison des prix de l’immobilier. Les surfaces totales de bureaux auront donc tendance à se réduire… au profit de localisations plus qualitatives, mieux connectées aux grands noeuds de communication.

Les immeubles seront plus horizontaux, sur un modèle campus, pour répondre au besoin de rencontres et d’échanges des collaborateurs nomades.

Notre expérience, au travers de la Tour Mozart que nous occupons à Issy-les-Moulineaux, et de notre Technopôle de Vélizy, nous démontre en effet la supériorité des constructions horizontales en matière de collaboration et de bien-être, en dépit d’une localisation moins accessible.

A l’intérieur de l’entreprise, les transformations seront significatives également. Avec l’appui des nouveaux outils technologiques, les espaces collaboratifs pourront se multiplier et prendre des formes de plus en plus diverses. Le wifi va se généraliser, sans pour autant tuer le filaire, qui restera toujours plus performant. L’ergonomie sera un critère essentiel, pour permettre l’adoption la plus large possible des nouveaux outils par les collaborateurs. Et on apportera un soin particulier à la connectique, afin que les bureaux ne soient pas encombrés.